Datenschutzerklärung

Datenschutzhinweise für Teilnehmerinnen und Teilnehmer

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Innung des Kraftfahrzeuggewerbes Kassel
Körperschaft des öffentlichen Rechts

Falderbaumstraße 20
34123 Kassel

Telefon: 0561 207508-30
E-Mail: info(at)ftz-kassel(.)de

2. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Datenschutzbeauftragter
Innung des Kraftfahrzeuggewerbes Kassel
Falderbaumstraße 20
34123 Kassel

Telefon: 0561 207508-30
E-Mail: datenschutz(at)ftz-kassel(.)de

3. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung und Teilnahme an einer Fort- oder Weiterbildungsmaßnahme können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Vorname und Nachname,
• Geburtsdatum,
• Anschrift,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer bzw. Mobilfunknummer,
• gegebenenfalls Telefaxnummer,
• Angaben zum Arbeitgeber,
• berufliche Qualifikationen,
• beruflicher Werdegang,
• Angaben zu besonderen Kenntnissen und Erfahrungen,
• Angaben zur gebuchten Veranstaltung,
• Teilnahme- und Anwesenheitsdaten,
• Prüfungs- und Leistungsdaten, soweit für die jeweilige Maßnahme erforderlich,
• Rechnungs- und Zahlungsdaten,
• Angaben zur Kostenübernahme bzw. zum Rechnungsempfänger,
• sonstige Angaben, die für die Durchführung der konkreten Fort- oder Weiterbildungsmaßnahme erforderlich sind.

Welche Daten tatsächlich verarbeitet werden, hängt von der jeweiligen Veranstaltung ab.

4. Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bearbeitung der Anmeldung,
• Identifizierung der Teilnehmerin bzw. des Teilnehmers,
• Organisation und Durchführung der Fort- und Weiterbildungsmaßnahme,
• Kommunikation mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern,
• Erstellung von Teilnehmerlisten,
• Organisation von Lehrgangs- und Prüfungsterminen,
• Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen, Zertifikaten oder sonstigen Nachweisen,
• Durchführung und Dokumentation von Prüfungen, soweit dies für die jeweilige Maßnahme erforderlich ist,
• Abrechnung der Veranstaltung,
• Bearbeitung von Zahlungen und gegebenenfalls Mahnungen,
• Erfüllung gesetzlicher und öffentlich-rechtlicher Pflichten,
• Nachweis gegenüber zuständigen Stellen, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht,
• Bearbeitung von Rückfragen und Beschwerden,
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt abhängig vom jeweiligen Zweck insbesondere auf Grundlage folgender Vorschriften:

a) Vertragserfüllung

Soweit die Verarbeitung für die Anmeldung, Durchführung und Abwicklung einer gebuchten Fort- oder Weiterbildungsmaßnahme erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Hierzu gehören beispielsweise die Verarbeitung von Name, Kontaktdaten, Veranstaltungsdaten und für die Durchführung erforderlichen Angaben.

b) Rechtliche Verpflichtungen

Soweit wir gesetzlich zur Verarbeitung oder Aufbewahrung bestimmter Daten verpflichtet sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

c) Öffentliche Aufgaben

Soweit die Verarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt und hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.

d) Berechtigte Interessen

Soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen der Innung oder eines Dritten erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Dies kann beispielsweise die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche oder die Organisation und Sicherung des Lehrgangsbetriebs betreffen.

e) Einwilligung

Eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erfolgt nur, soweit für einen bestimmten Zweck tatsächlich eine Einwilligung erforderlich ist.

Eine Einwilligung ist insbesondere nicht die Grundlage für solche Datenverarbeitungen, die zur Durchführung des Lehrgangsvertrages erforderlich sind.

6. Ist die Bereitstellung der Daten erforderlich?

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist für die Anmeldung und Durchführung der jeweiligen Fort- oder Weiterbildungsmaßnahme erforderlich.

Welche Angaben zwingend erforderlich sind, ergibt sich aus dem jeweiligen Anmeldeformular.

Werden erforderliche Angaben nicht bereitgestellt, kann die Anmeldung gegebenenfalls nicht bearbeitet oder die Teilnahme an der betreffenden Maßnahme nicht ermöglicht werden.

7. Warum kann das Geburtsdatum erforderlich sein?

Soweit bei einer konkreten Fort- oder Weiterbildungsmaßnahme das Geburtsdatum erhoben wird, erfolgt dies nur, wenn es für die jeweilige Identifizierung, Organisation, Prüfungsdurchführung, Ausstellung eines Nachweises oder aufgrund einer sonstigen rechtlichen bzw. organisatorischen Anforderung erforderlich ist.

Das Geburtsdatum wird nicht pauschal für sämtliche Veranstaltungen benötigt.

8. Qualifikations- und Prüfungsnachweise

Bei bestimmten Lehrgängen ist die Teilnahme an den Nachweis bestimmter beruflicher Qualifikationen gebunden.

In diesen Fällen können beispielsweise folgende Unterlagen verarbeitet werden:

• Gesellenbrief,
• Meisterbrief,
• Prüfungszeugnis,
• sonstige Qualifikationsnachweise.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich, soweit sie für die Prüfung der Teilnahmevoraussetzungen, die Durchführung der jeweiligen Maßnahme oder die Ausstellung eines entsprechenden Nachweises erforderlich ist.

9. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten erhalten innerhalb der Innung nur diejenigen Stellen, die diese zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

Je nach Art der Veranstaltung können Daten außerdem an folgende Empfänger oder Empfängerkategorien übermittelt werden:

• Dozentinnen und Dozenten,
• mit der Lehrgangsorganisation betraute Personen,
• zuständige Prüfungsstellen,
• Behörden und sonstige öffentliche Stellen, soweit eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht,
• Auftraggeber bzw. Arbeitgeber, soweit dies zur Abwicklung der Maßnahme erforderlich und zulässig ist,
• Rechnungsempfänger,
• Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer,
• Zahlungsdienstleister und Kreditinstitute,
• beauftragte IT- und Dienstleistungsunternehmen,
• gegebenenfalls Inkassodienstleister bei berechtigten Forderungen.

Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

10. Auftragsverarbeiter

Soweit wir externe Dienstleister einsetzen, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden diese entsprechend den gesetzlichen Anforderungen verpflichtet.

Soweit die Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO vorliegen, wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

11. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, soweit hierfür die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

12. Speicherung und Löschung

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die jeweiligen Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen Rechtsgrundlagen für eine weitere Speicherung bestehen.

Die konkrete Speicherdauer hängt von der Art der Daten und dem jeweiligen Zweck ab.

Dabei können insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen aus dem Steuer-, Handels- oder sonstigen einschlägigen Recht zu berücksichtigen sein.

Teilnehmer-, Prüfungs- und Qualifikationsdaten können darüber hinaus so lange gespeichert werden, wie dies zur Erfüllung gesetzlicher oder öffentlich-rechtlicher Nachweis- und Dokumentationspflichten erforderlich ist.

13. Rechnungs- und Zahlungsdaten

Soweit im Zusammenhang mit der Teilnahme Rechnungen erstellt oder Zahlungen verarbeitet werden, werden die hierfür erforderlichen Daten verarbeitet.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name,
• Anschrift,
• Rechnungsempfänger,
• Rechnungsdaten,
• Zahlungsinformationen,
• Bankverbindung bei entsprechenden Zahlungsarten.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Vertragsabwicklung und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

14. Kommunikation

Zur Organisation der Fort- und Weiterbildungsmaßnahme können wir mit Ihnen per Post, E-Mail oder Telefon kommunizieren.

Die Kontaktdaten werden hierfür nur verwendet, soweit dies für die Durchführung der jeweiligen Maßnahme, die Vertragsabwicklung, gesetzliche Aufgaben oder aufgrund einer sonstigen Rechtsgrundlage erforderlich ist.

15. Informationen zu weiteren Veranstaltungen

Soweit wir Teilnehmerinnen und Teilnehmer über weitere Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen informieren möchten, erfolgt dies nur auf Grundlage einer hierfür bestehenden Rechtsgrundlage.

Eine Verwendung der Daten zu Werbezwecken erfolgt nicht allein deshalb, weil eine Person an einer Veranstaltung teilgenommen hat.

Soweit für eine bestimmte Form der Werbung eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese gesondert eingeholt.

16. Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

Soweit im Rahmen einer konkreten Veranstaltung besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO verarbeitet werden sollten, erfolgt dies nur, wenn hierfür eine entsprechende gesetzliche Grundlage nach Art. 9 DSGVO besteht.

Eine solche Verarbeitung ist nicht Bestandteil der gewöhnlichen Lehrgangsanmeldung.

17. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Rahmen der Lehrgangsorganisation nicht statt.

18. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO.

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

19. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, wenn diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht.

Zur Ausübung Ihres Widerspruchsrechts genügt eine formlose Mitteilung an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten.

20. Beschwerderecht

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde für Hessen ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Postfach 3163
65021 Wiesbaden

E-Mail: poststelle(at)datenschutz.hessen(.)de

21. Keine Einwilligung für die notwendige Vertragsabwicklung

Die zur Anmeldung, Organisation, Durchführung und Abrechnung einer gebuchten Fort- oder Weiterbildungsmaßnahme erforderliche Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nicht auf Grundlage einer Einwilligung, sondern auf der jeweils einschlägigen gesetzlichen Grundlage.

Eine gesonderte Einwilligung wird nur eingeholt, wenn sie für einen zusätzlichen, nicht bereits durch eine andere Rechtsgrundlage gedeckten Zweck erforderlich ist.

22. Aktualisierung

Diese Datenschutzhinweise können angepasst werden, wenn sich gesetzliche Anforderungen, organisatorische Abläufe oder die von uns eingesetzten Verfahren ändern.

Es gilt die jeweils aktuelle Fassung.